Reikalinga nauja internetinė svetainė, atnaujintas produkto dizainas, mobilioji aplikacija, o gal žengiate įmonės skaitmenizacijos link? Įmonėms, neturinčioms IT skyriaus, dažnai tenka ieškoti išorės partnerių – agentūrų, laisvai samdomų darbuotojų ar dedikuotos komandos, kuri pasirūpintų projektu nuo pradžios iki galo. Tinkamai pasirinktas partneris padės pasiekti įmonės tikslus greitai, stabiliai ir užtikrintai. Tik šioje vietoje iškyla klausimas – kaip tokią IT komandą pasirinkti?
Norime pasidalinti su jumis patarimais ir pagrindiniais klausimais, kuriuos atsakius, išorės partnerius savo projektui pasirinksite lengviau ir paprasčiau.
Elektroninės prekybos projekto kūrimo išlaidos
- Kaip sudarėte projekto išlaidų sąmatą?
- Ar galite papasakoti apie savo kainų politiką keliais sakiniais?
- Kodėl jūsų sudaryta kainos sąmata yra didesnė (arba mažesnė) nei daugumos kitų agentūrų?
- Kokia suma įvertinote anksčiau įvykdytus panašius projektus?
Visų pirma, įvertinkite savo projekto biudžetą ir išsiaiškinkite partnerių siūlomas kainas. Dauguma agentūrų daro klaidą, nes renkasi biudžeto planavimo strategiją, kai galutinė kaina yra tik preliminari ir didėjant užsakovo poreikiams bei darbų srautui, kaina didėja iki begalybės. Atminkite, net ir menkiausias pakeitimas jūsų projekte kainuoja didelius pinigus, tad labai svarbu žinoti sumą, kurią galite skirti projekto įgyvendinimui, ir tik tada kreiptis į agentūras.
Aptarkite įkainius, jeigu projekto trukmė prailgėtų. Kartais pažadai apie greitą darbo laiką taip pat gali būti įspėjamieji ženklai. Nesusiviliokite ir pažadais „greitai, gerai ir pigiai“, nes tokiu atveju galime beveik garantuoti, jog darbas nebus atliktas kokybiškai ir laikui bėgant pastebėsite projekto funkcionalumo trūkumų.
Kada sakyti NE?
Jei partneriai negali logiškai paaiškinti, kodėl jų kaina tokia – greičiausiai jie neturi gilių žinių apie visus el. prekybos svetainės kūrimo etapus ir kiekvieno žingsnio išlaidas. Tokiu atveju rekomenduojame ieškoti kitos, labiau patyrusios el. prekybos svetainių kūrimo agentūros.
Patirtis, kuriant elektroninės prekybos svetaines
- Ar galite parodyti anksčiau atliktų darbų pavyzdžių?
- Ar dirbate/dirbote su panašaus verslo profilio įmonėmis?
- Kiek panašių projektų į mūsų esate įgyvendinę?
1. Rinkitės įmones, dirbusias su verslais, panašiais į jūsų
Nebūkite apakinti žinomų reklamų agentūrų vien dėl to, jog jos dirba su žymiais klientais, nes gali būti, jog jų įvykdyti projektai kardinaliai skiriasi nuo jūsų. Labai svarbu suprasti, jog tapatus arba bent jau panašus į jūsų verslo profilis ir jau įgyvendinti projektai leidžia jums paties įvertinti galimą būsimą jūsų projekto rezultatą ir funkcionalumą. Dažnu atveju net ir pačios agentūros nenori investuoti daug laiko ir jėgų visiškai nepažįstamam verslui, tad siekiant išvengti abipusių nusivylimų, partnerių patirtį aptarkite iš anksto.
2. Rinkitės įmones, įgyvendinusius panašaus funkcionalumo projektus
Išsiaiškinkite, kokias konkrečias užduotis partneriai atliko, kokias funkcijas diegė ir su kokiais iššūkiais susidūrė įgyvendindami projektą. Jeigu norite konkretaus, tik jūsų verslui pritaikyto įrankio ar funkcijos, pavyzdžiui mobiliųjų aplikacijų verslui ar unikalios programinės įrangos, drąsiai klauskite, domėkitės ir išsiaiškinkite iki galo, ar būsimi projekto kūrėjai geba tas užduotis atlikti.
Patarimas
Geriausiai apie būsimų partnerių profesionalumą pasako jų nuveikti darbai. Paprašykite parodyti daugiau nuveiktų darbų, o ne tik tuos, kurie pristatomi jų internetinėje svetainėje.
E-komercijos sprendimų kūrimo žingsniai ir laikas
- Ar projekto sutartis suprantama? Ar sutartyje aiškiai aprašomas jūsų projektas?
- Ar galite apibūdinti mano el. prekybos projekto kūrimo proceso žingsnius?
- Koks numatomas projekto įgyvendinimo terminas?
- Kas atsitiks, jei bus viršytas numatytas projekto įgyvendinimo terminas?
Įmonės, turinčios sėkmingos patirties projektų valdyme ir e-komercijos sprendimų kūrime, projektą beveik visada skirsto į etapus. Uždavę klausimus apie projekto eigą ir numatomus žingsnius pamatysite, kokie jų darbo metodai ir kokio organizacinio lygio yra jūsų pasirinkta agentūra. Kuo aukštesnis agentūros organizavimo lygis, tuo didesnė tikimybė, kad jie darbą atliks kokybiškai. Išsiaiškinę numatomo projekto įgyvendinimo terminą galėsite įsivertinti, ar jis nėra per ilgas palyginus su jūsų poreikiais ir verslo planais.
Atkreipkite dėmesį, ar agentūra naudoja šabloninę sutartį. Atminkite, jog sutartyje privalo būti nurodyta jūsų projekto specifika, atliekami darbai, terminai, kaina, projekto funkcionalumas. Kas neaptarta sutartyje – agentūra to daryti neprivalo, tad geriausia taisyklė sutartyje įrašyti „viską“ iki menkiausių darbų net jei kažkas atrodo labai akivaizdu ir paprastai numanoma.
Kada sakyti NE?
Jei elektroninės prekybos agentūra vengia jums aiškiai atsakyti į klausimus apie numatytus terminus, greičiausiai ji neturi pakankamai patirties ar žinių. Be to, jeigu įmonės atsisako pasirašyti sutartį, tai gali būti rimtas signalas, jog reikėtų rinktis patikimesnius partnerius.
Projekto palaikymas ir pagalba po projekto sukūrimo
- Kaip nustatomas įkainis už darbus po projekto įgyvendinimo (angl. post production)?
- Kokia yra jūsų nuolatinės priežiūros ir būtinų atnaujinimų politika po svetainės sukūrimo?
- Ar taikote kokias nors garantijas savo sukurtiems projektams?
Dažnu atveju svetainės kūrimo išlaidos neapsiriboja vien tik galutinio produkto atidavimu – dalį išlaidų sudaro svetainės „eksploatavimo“ sąnaudos. Kai kurios agentūros nustato mažesnė įkainį, pavyzdžiui, kurdami produkto dizainą ar programuodami, o „post production” jų kainų krepšelyje sudaro didesnę dalį.
Patarimas
Prieš atsiskaitydami su partneriais, testuokite svetainės funkcionalumą bent keletą kartų ir įsitikinkite, jog kūrėjai atliko visus susitartus svetainės kūrimo darbus.
Darbuotojų užimtumas
- Kiek žmonių dirbs su mano projektu?
- Kiek aktyvių e-komercijos projektų vykdote šiuo metu?
- Ar turite pakankamai žmonių, kad galėtumėte garantuoti, jog iškilus problemoms, jos bus išspręstos laiku?
Skaitmeninės transformacijos metu, kai didžioji dalis įmonių keliasi į internetą, pritrūksta realios IT darbo jėgos. Dėl kvalifikuotų darbuotojų trūkumo, spaudžiančių terminų ir daugelio kitų išorinių priežasčių projekto įgyvendinimo terminai užtrunka, gali pasitaikyti klaidų. Renkantis IT agentūrą derėtų išsiaiškinti, ar ji nėra apkrauta dabartiniais projektais ir ar turi užtektinai žmogiškųjų išteklių.
Išsiaiškinkite, ar įmonės papildomai užsiima išteklių perkėlimu (angl. outsourcing) ir papildomai samdo IT specialistų konkretiems projektams įgyvendinti. Tam tikrais atvejais papildomos rankos padeda greičiau sukurti produktą arba atvirkščiai – esant dideliam papildomai samdomų IT specialistų užimtumui projekto terminai gali užsitęsti.
Patarimas
Papildomai samdomi darbuotojai nėra tame pačiame biure kaip agentūra ir pagrindine problema gali tapti komunikacijos tarp agentūros ir programuotojo spragos. Prieš pradėdami dirbti, paklauskite, kurie specialistai – agentūros ar laisvai samdomi – dirbs su jūsų projektu.
Patirtis el. prekybos projektų valdyme
- Ar galiu pasikalbėti su projekto vadovu prieš pradedant bendradarbiauti?
- Ar galiu susipažinti su projekto planu ir į jį įtrauktomis konkrečiomis užduotimis?
Siekiant kokybiško rezultato, labai svarbus tampa ir ramus, bet užtikrintas kūrimo procesas. Būtina, jog projektas turėtų tvirtą projekto vadovą, į kurį būtų galima kreiptis bet kokiais projekto kūrimo klausimais ir kuris užtikrintų, jog kūrimo procesas vyktų sklandžiai. Jei jaučiate, liaudiškai tariant, jog „nesutampa auros“, tikėtina, jog gali kilti bėdų ne tik komunikacijos, bet kartu ir projekto kūrimo procese. Be atviros ir nuoširdžios diskusijos, kurioje negalite laisvai užduoti klausimų ir teikti savo idėjų, atsiranda tikimybė, kad galutinio rezultato lūkesčiai nepasiteisins.
Kitas svarbus aspektas, kurį sužinosite atsakę į šiuos klausimus, yra agentūros procesų organizavimo lygis. Procesus ir patį projektą valdyti bus daug lengviau ir greičiau, jei kiekvienas bet kurio projekto žingsnis bus suplanuotas iš anksto.
Kada sakyti NE?
Apsvarstykite kitos agentūros paiešką, jei projekto planą sudaro tik du ar trys etapai. Bendra taisyklė yra ta, kad bet koks projektas, jei jis yra kruopščiai suplanuotas, susideda iš kelių etapų, o etapą sudaro bent keletas žingsnių.
Žinios ir el. prekybos sertifikatai
- Ar jūsų darbuotojai turi pakankamai žinių projekto įgyvendinimui?
- Kokius sertifikatus turite kaip el. prekybos svetainių kūrimo agentūra?
- Kokius sertifikatus turi jūsų darbuotojai, dirbsiantys su būsimu projektu?
Jei būsimi partneriai tikina, jog jie „turi žinių“, tad tikriausiai nebus sunku tą teiginį įrodyti. Vienas iš būdų tai padaryti – atkreipti dėmesį į agentūros ir atskirų darbuotojų įgytus sertifikatus. Elektroninės prekybos kūrimo pasaulis sparčiai keičiasi, populiarėja daugiakanalė prekyba, daugėja elektroninės komercijos sprendimų, todėl svarbu išsiaiškinti, ar būsimi partneriai gebės pasiūlyti jūsų verslui tinkantį e-komercijos įrankį.
Patarimas
Rekomenduojame atkreipti dėmesį ir į būsimų partnerių internetinė svetainę bei kuriamą tinklaraštį. Jeigu „batsiuvys su batais“, t.y. domisi naujausiomis technologijomis, mokslo naujovėmis ir jomis dalimis – tai jau geras ženklas.
Bendravimas
- Kokiais būdais/kanalais komunikuojate su projekto užsakovais?
- Ar galite apibūdinti bendravimo eigą (angl. flow)?
- Kaip būsiu informuotas apie projekto būseną kūrimo metu? Kaip dažnai?
Kokybiškas bendravimas turbūt yra vienas svarbiausių dalykų bet kuriuose verslo santykiuose. Sveika ir rekomenduojama klausti bet kokių jums kylančių klausimų ir, žinoma, sulaukti tinkamų atsakymų. Nėra nieko geriau nei atvirumas projekto kūrimo metu.
Be to, jei turite idėjų, kurias norite aptarti su agentūra, turėkite tam tinkamus būdus ir laiką. Rekomenduojate pasirinkti bent 2 bendravimo kanalus ir būdus. Vienas jų turėtų būti skirtas aptarti ilgiau trunkančius darbus ir procesus, aptarti proceso eigą ir pan., štai kitas rekomenduojamas „greitai“ komunikacijai.
Patarimas
Aptarkite rūpimus klausimus kassavaitinio susitikimo metu, girdint visiems projekto dalyviams (tokiu atveju išvengsite informacijos duobių), teikite idėjas ir kartu siekite geriausio rezultato.
Ne tik klauskite, bet ir atsakykite
Būkite pasirengę ne tik užduoti klausimus, bet ir į juos atsakyti. Jei agentūra jums neužduoda visiškai jokių klausimų – galimi du scenarijai: a) ji nėra suinteresuoti jūsų projektu; b) ji net nenumano nuo ko pradėti. Abiem atvejais rekomenduojame panaršyti rinkoje ir atrasti tikrai puikius ir patikimus IT partnerius, su kuriai užtikrintai ir tvirtu žingsniu žengsite e-komercijos keliu.
